Consejos esenciales para elegir tóner de calidad en oficinas y negocios

En negocios que imprimen grandes volúmenes, elegir consumibles confiables es clave para reducir fallas y mantener la productividad. Al buscar opciones de venta de toners, es importante revisar factores como compatibilidad, rendimiento y la reputación del proveedor.

Haciendo clic en el enlace del párrafo anterior ya sabemos donde elegir un tóner de calidad, pero ahora sé que surge la siguiente pregunta: ¿Cómo optimizar el gasto en impresión?

Este artículo es una guía para PYMEs y oficinas, y en él os doy mis recomendaciones para optimizar el gasto en impresión:

En muchas oficinas y negocios, la impresión es el gran coste y no se controla lo necesario. El gasto en tóner, papel, energía y mantenimiento puede ascender tanto que a veces, sin que seamos totalmente conscientes, nos supone un mal mes en nuestras economías. Por eso, sé que optimizar el uso de impresoras es imprescindible para reducir costes y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia operativa. Pero todo esto no se consigue sin un buen tóner.

Yo pensando y pensando he creado una estrategia estructurada, educativa y muy útil para gestionar de manera más eficiente nuestros consumos de impresión, eligiendo siempre un tóner de calidad buena. Os cuento:

Realizar una auditoría de impresión

El primer paso es conocer cómo se imprime en nuestra oficina. Para saberlo realizaremos una auditoría para lograr identificar que secciones o departamentos imprimen más. Anotando cuántas páginas se imprimen en color y cuántas en blanco y negro, también que porcentaje de estas impresiones se hacen a doble cara y las que no. Sin olvidar los borradores que a veces suelen ser más de lo que pensamos. Una vez realizadas estas mediciones nos permitirá detectar hábitos poco eficientes y gastos en impresiones innecesarias. Os aseguro que este tipo de análisis es muy importante para recortar costes que nos aparecían ocultos.

Ajustar la configuración de impresión

Tened en cuenta que pequeños cambios en los ajustes de nuestras impresoras serán grandes cambios en nuestra economía:

Activar la impresión a doble cara como opción predeterminada. Esto puede reducir el consumo de papel hasta en un 50%.

Usar el modo borrador o economía para documentos internos. Sabemos que no todos los documentos requieren máxima calidad; y de este modo se ahorra tóner.

Configurar la impresión en escala de grises para trabajos que no requieren color.

Seleccionar fuentes y márgenes más eficientes: fuentes con líneas más finas y márgenes ajustados pueden reducir el uso de tóner.

Controlar el uso para evitar desperdicio

Vamos a proponer en nuestras oficinas ciertas reglas de uso:

Establecer cuotas de impresión por empleado o departamento, usando software de gestión de impresión.

Implementar sistemas de impresión bajo demanda: los trabajos de impresión se van almacenando en cola hasta que la persona que los ha ordenado se identifica con un PIN u otro método en la impresora. Así se deben reducir impresiones que se olvidan u otras que después de ordenarlas las consideramos innecesarias.

Al explicar estas nuevas reglas de uso a todos los trabajadores de nuestra oficina debemos hacerlo motivando la impresión responsable, subrayando que todo exceso de impresión innecesario siempre es un gasto inútil.

Digitalizar todo lo que sea posible

Reducir la impresión física es, en muchos casos, la solución más eficaz para bajar el gasto de impresión.

Fomentar el uso de documentos digitales: facturas, presupuestos, informes internos... existen muchos documentos que pueden circular por la nube o mediante herramientas colaborativas.

Usar firmas electrónicas para evitar imprimir escritos en papel de documentos legales o administrativos.

Revisar regularmente los flujos de trabajo para identificar qué procesos aún dependen demasiado del papel y si es posible optimizarlos.

Elegir un tóner de buena calidad y con criterio

Esto es muy importante ya que no siempre lo más barato es lo más rentable: la calidad del tóner es un factor imprescindible para el coste total. Y en mi introducción del artículo tenéis a toner9 para comprar un tóner de calidad.

Considerar cartuchos de alto rendimiento. Hay que tener en cuenta que aunque su precio unitario sea mayor su coste por página es menor, ya que duran más y se sustituyen con menos frecuencia.

Evaluar, si es posible, alternativas compatibles o recicladas, siempre que sean de proveedores confiables. Estos consumibles pueden ofrecer un buen rendimiento y ahorrar respecto a las opciones originales, pero si se escogen correctamente.

No os aconsejo sacrificar la fiabilidad. Siempre un tóner de muy baja calidad puede provocará fallos en la impresora, e incluso averías o impresiones deficientes, lo que acabará generando un mayor gasto en nuestras oficinas.

Gestionar adecuadamente la recogida y reciclaje de cartuchos usados, contribuyendo también a una estrategia más sostenible.

Impresoras en buen estado

Un mantenimiento preventivo adecuado mejora la eficiencia y alarga la vida útil de nuestras máquinas.

Limpieza periódica de componentes, como cabezales o rodillos, para evitar atascos o impresiones fallidas.

Actualizar el programa de la impresora ya que muchos fabricantes lanzan continuamente mejoras que optimizan el consumo o corrigen errores.

Analizar resultados

Una optimización efectiva requiere un seguimiento.

Revisar periódicamente los informes de impresión: cuántas páginas se imprimen y cuántos cartuchos se gastan.

Ajustar las reglas establecidas según el uso real al llevarlas un tiempo utilizándolas y también ajustar los objetivos de ahorro

Fomentar la cultura de mejora continua: si en nuestra oficina se observa que las reglas de impresión son responsables y eficientes y con ellas se reducen costes, estoy segura que estarán más motivados a seguirlas.

Conclusión

Obtener el máximo rendimiento y provecho en los consumos de impresión en nuestra empresa y elegir un tóner de calidad en nuestras oficinas y negocios no es solo una forma de ahorrar; también es una decisión de apostar por lo sostenible.

Pienso que con todos estos consejos y con una selección cuidadosa del tóner se reducirán significativamente nuestros costes sin comprometer la calidad que debemos obtener en nuestros trabajos.

Espero que mi artículo ayude a PYMEs y oficinas que desean controlar su gasto y mejorando su productividad sin renunciar a la calidad de un buen tóner.